Lisanssız kullanım ve kurum bilgisayarlarının ve e-postalarının amaçları dışında kullanımı her ölçekteki firmalar için bir sorun oluşturmaktadır. Kurumsal işletmelerin varlık yönetimi yapabilecek Bilgi İşlem birimleri olabilmekte, ancak küçük ve orta boy işletmeler (KOBİ) için bu durum daha da kontrol dışına çıkmaktadır. KOBİ yöneticileri hem bu durumun üstesinden gelmek, hem de verimliliği artırmak için bir takım kontrol yöntemlerine başvurmakta, ancak işletmenin resmi bir politikası olmadığı veya var olan politika çalışanlara resmi olarak tebliğ edilmediği için, bu yöntemler yasadışı olmaktadır. Bundan dolayı aşağıda KOBİ’lerde uygulanabilecek örnek bir Bilgisayar ve E-posta Kullanım Politikası veriyorum. Bu politika yetkisiz erişim ve yazılım lisanslarını kapsadığı gibi, şiddet ve pornografik içeriği de kapsamakta ve işletmeye gerektiğinde çalışanlarını izleme yetkisini vermektedir.  

Bilgisayar ve E-posta Kullanım Politikası

İşinizde size yardımcı olabilmek için, KURUM bilgisayarlara, bilgisayarlarda bulunan dosyalara ve klasörlere, e-posta sistemine ve diğer yazılımlara erişim yetkisi verebilir. Önceden yetkilendirilmeden bir parola kullanmamalı, dosyalara veya bilgisayarda kayıtlı herhangi bir iletişim bilgisine erişimde bulunmamalısınız. Tüm çalışanların bu politikaya uyduğundan emin olmak için KURUM bilgisayar veya e-posta kullanımını takip altına alabilir.

KURUM, çalışanlarının farklılıklarına duyarlı ve rahatsız olmalarını önleyecek bir çalışma ortamı sağlamayı amaçlamaktadır. Bundan dolayı çalışanların bilgisayar veya e-postalarını işlerini aksatacak, diğer çalışanlara zarar verebilecek veya etik değerlere aykırı şekilde kullanmaları yasaktır.

KURUM bilgisayarlarından seks içerikli resimleri, filmleri, mesajları veya çizimleri görüntüleyemez, e-posta ile gönderemez ve bilgisayarınıza karşıdan yükleyemezsiniz. Buna ek olarak bilgisayarınızı veya e-postalarınızı başka kişileri taciz veya rencide edecek şekilde etnik, dini veya ırksal yorumlar veya şakalar yapmak için de kullanamazsınız.

E-posta hesabınızı dini ve politik konular, farklı kurum ve kuruluşlar ve diğer işle ilgili olmayan konular hakkında tartışmak veya bilgilendirmek için kullanamazsınız.

KURUM iş amaçları doğrultusunda olan bilgisayar yazılımlarını satın alıp, lisanslı olarak kullandırmaktadır. KURUM bu yazılımların ve yazılımlara ait dökümanların telif haklarına sahip değildir. İlgili yazılımın üreticisi tarafından yetkilendirilmeden, bu yazılımların birden fazla bilgisayarda bulundurulması yasaktır.

Bilgisayar yazılımlarını sadece KURUM bünyesindeki bilgisayarlarda veya Yazılım Lisans Sözleşmesi’nde belirtilen bilgisayarlarda kullanabilirsiniz. Bu yazılımların ve dökümanlarının izinsiz ve yasadışı olarak çoğaltılması yasaktır.

Eğer bu politikaya aykırı herhangi bir davranışa rastlarsanız, durumu hemen yöneticinize, İnsan Kaynakları Birimi’ne veya yönetim kademesinden herhangi bir personele bildirmeniz gerekir. Bu politikaya uymayan çalışanlar için iş akidlerinin sonlandırılmasına kadar varacak disiplin cezaları uygulanabilir.